Planlama Neden Gereklidir?
Plan Nedir?
Plan, bir karar ya da kararlar toplamına denir. Bu kararların içeriği, gelecek zaman dilimleri içerisinde ulaşılmak ya da gerçekleştirilmek istenen belli durumları işaret etmesinden oluşmaktadır. Bu anlam bağlamında plan; şimdiden, gelecekten ulaşılmak istenen yeri ve nelerin gerçekleştirilmek istenilmesinin kararlaştırılmasıdır.
Planlama Nedir?
Planlama ise; belirlenen hedeflere ulaşmak için, kaynakların etkin olarak kullanılması ve sonuç almaya yönelik çabanın adıdır. Planlama; nereye, ne zaman, nasıl, nerede, hangi araçlarla ve kimler aracılığı ile gibi soruların hep birden cevaplarının işletilir hale getirilmesidir.
Planlama Neden Gereklidir?
Gelişen teknoloji ile birlikte işlerin ve işletmelerin büyümesi ile hem kişisel gelişim içerisinde zamanı etkin kullanma hem de en üst verimi elde etme gayeleri ortaya çıkmaktadır. Çevrenin sürekli değişmesi ile birlikte belirsizliğin ve kararsızlığın artması, rekabetin hızlanmasıyla bu değişimlere hızlı cevap verebilme durumu oluşmaktadır. Planlama bu değişimlere ayak uydurabilmek ve zamanı doğru kullanarak hızlı hareket edebilmek için her durum ve alanda uygulanan bir çalışma yöntemi olmaktadır. Bir işe başlamadan ya da bir seyahate çıkmadan önce yapılan planlamalar o durumun akışının hangi yönde ilerlediğinin, maliyet gelir giderlerinin, süresinin, eksik ve artı tarafların daha açık görülmesinin değerlendirilmesinde planlama bir kılavuz görevi görmektedir. Bir fonksiyonun başarısı planlama ile doğru orantılıdır. Planlama, fonksiyonun durumuna göre kısa, orta ve uzun vadeli olarak hazırlanabilmektedir. Planlama kaynakların verimsiz kullanılmasını önler.
Zamanın yönetimini kolaylaştırır. Yürütülen eylemlerin koordineli bir şekilde çalışmasını sağlar. Hem yöneticileri hem de çalışanları belirlenen amaç üzerine yöneltir. Planlama olmaksızın yapılan çalışmalarda koordine eksikliği, zamanın ve kaynakların verimsiz kullanılması gibi olumsuz etkiler oluşur. Planlama ileride oluşabilecek durumları önceden tahmin edilebilmesini sağlar. Böylece değişen koşullara en hızlı ve etkili şekilde eşlik edilir. Planlama kaynakların ve zamanın doğru kullanılmasını sağlar. Planlama, işin standartlarını ortaya koymada önemli bir haritadır. Amaçlar belirlenerek bu amaçları gerçekleştirecek koşullar ne sorusuna cevap verir. Kimlerin nasıl katkı sunacağı noktasında kim yapacaktır sorusuna yanıt arar. İşlerin ne zaman yapılacağı soru sorularak belirli bir takvim oluşturulmasına yardımcı olur.
Fiziksel ve zihinsel kaynaklar arasında denge kurulmasını sağlar. Mevcut durumların değerlendirilmesinde ve atılacak adımların neler olacağı konusunda fonksiyona kolaylık sağlar. Planlama fonksiyonun sonuçlarının değerlendirilmesini ve hesap verilebilirliği arttırır. Planlama zamandan ve maliyetten tasarruf etmesinin yanında maksimum verimliliği de sağlar. Planlama yöneticilerin ve çalışanların dikkatini amaca yönlendirmesini sağlar. Uyumlu bir çalışma ortamı sağlayarak olumsuz etkenlere karşı önlem alınmasını çabuklaştırır. Sorumlulukların dağılımını belirlemede önemli bir araçtır ve iş bölümü dağılımını yapmada kolaylık sağlar. Planlanma tahmin gerektirdiğinden riskleri önceden belirleme ve oluşabilecek risklere uygun önlemler almada ve geliştirmede yol göstericidir. Planlamanın süresine göre (kısa, orta ve uzun) çeşitli eğitim planlarının hazırlanmasına yardımcı olur.